Modul Pelatihan Menyiapkan Dokumen Bisnis N.821100.005.01
Modul Pelatihan Menyiapkan Dokumen Bisnis N.821100.005.01. Dalam proses pelatihan, materi pelatihan merupakan salah satu instrumen yang menunjang keberhasilan suatu pelatihan. Materi Pelatihan berisi informasi dan kegiatan yang meliputi pengetahuan (knowledge) untuk membangun pondasi teori, keterampilan (skill) untuk memiliki pengalaman melakukan praktek yang sebenarnya dan seluruh rangkaian prosesnya dibangun sikap kerja yang melekat dalam perilaku kerja sesuai tuntutan yang mengacu kepada Standar Kompetensi Kerja (Standar Kompetensi Kerja Nasional, Standar Kompetensi Kerja Khusus,dan Standar Internasional) Materi pelatihan ini berorientasi kepada Pelatihan Berbasis Kompetensi (Competence Based Training) dan dalam bentuk cetak diformulasikan menjadi 2 (dua) buku, yaitu Buku Materi dan Buku Asesmen. Keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan sebagai referensi dalam media pembelajaran bagi peserta pelatihan dan instruktur/pembimbing, agar pelaksanaan pelatihan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Materi
Pelatihan dengan judul “Menyiapkan Dokumen Bisnis“, ini digunakan sebagai salah satu media pembelajaran yang digunakan pada program pelatihan. Kami berharap buku materi dan buku asesmen ini membantu para instruktur/pembimbing dalam menstimulasi teori (softskill) ataupun praktek (hardskill) dalam proses pembelajaran, sehingga menjadi efektif dalam proses pelatihan.
Pengertian Dokumen
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2015) dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian), dokumen bisa berupa rekaman suara, gambar, film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Menurut Ensiklopedia Administrasi (2014) dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian untuk mendukung keterangan. Sedangkan dokumentasi adalah kegiatan atau proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta disebarluaskan kepada orang lain. Dokumen menurut Renier (1997;104) dibagi dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun lisan. Kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja. Ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undangundang, hibah dan sebagainya. Dari beberapa pengertian dokumen diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dokumen adalah sebuah surat tertulis atau tidak tertulis baik berupa suara, gambar, film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.
Pengertian Dokumen Bisnis
Dokumen binis merupakan surat yang tertulis atau tercetak untuk suatu urusan atau perdagangan industri dan keuangan untuk mendapatkan keuntungan yang berhubungan dengan produksi. Dokumen bisnis dapat meliputi dan tidak terbatas pada Laporan, Peraturan, Usulan, dan Penawaran. Adapun tujuan pembuatan dokumen bisnis antara lain adalah untuk melancarkan aktivitas kantor, keseragaman pembentukan informasi, sebagai bukti autentik atau sah, memberikan informasi yang jelas bagiv perusahaan, serta memberi keuntungan bagi perusahaan dan orang yang bernegosiasi dengan perusahaan
Sistem Kebijakan Administrasi
Administrasi bisnis atau administrasi niaga adalah proses pengelolaan
perusahaan atau organisasi guna menjaga kestabilan dan perkembangannya.
Di dalam ilmu administrasi bisnis mempunyai objek, subjek, dan metode.
Dalam hal ini, obyeknya adalah manusia dan perilakunya, sedangkan
subyek yang dipelajari adalah bentuk, bagian, dan mekanisme kerja sama.
Metode adalah cara atau ide yang dikembangkan dalam upaya mencapai
tujuan kerja sama yang dilakukan.
Administrasi bisnis dapat kita kenali dari karakteristiknya. Mengacu
pada pengertian administrasi bisnis di atas, berikut ini adalah ciri-ciri
administrasi bisnis secara umum:
a. Terdiri Dari Dua Orang atau Lebih
Aktivitas administrasi bisnis pada umumnya dikelola oleh beberapa
orang, tergantung skala bisnisnya. Perusahaan atau badan usaha tingkat
menengah akan membutuhkan tenaga administrator lebih banyak
dibandingkan dengan perusahaan kecil. Selain itu, tenaga administrator
juga harus memiliki kemampuan sesuai dengan ruang lingkup kerja
administrasi bisnis. Dengan begitu, maka sistem administrasi dapat
berjalan dengan baik dan teratur.
b. Terjadi Kerjasama
Administrasi bisnis/ niaga membutuhkan kerjasama yang baik dengan
pihak-pihak terkait. Kerjasama tersebut harus dilandasi oleh kesadaran
bahwa masing-masing pihak saling membutuhkan dalam upaya
mencapai tujuan bersama.
Agar kerjasama menjadi solid maka dibutuhkan komunikasi yang baik
dalam menyusun administrasi bisnis.
c. Terdapat Proses dan Usaha
Administrasi bisnis dapat terjadi jika ada proses usaha di dalamnya.
Proses usaha tersebut akan menghsilkan data-data yang harus dihimpun
dan dikelola. Selain berhubungan dengan data, proses bisnis juga
melibatkan hal-hal lainnya, misalnya keperluan surat niaga, data
karyawan, agenda, dan lain-lain. Itulah sebabnya mengapa administrasi
perusahaan atau organisasi guna menjaga kestabilan dan perkembangannya.
Di dalam ilmu administrasi bisnis mempunyai objek, subjek, dan metode.
Dalam hal ini, obyeknya adalah manusia dan perilakunya, sedangkan
subyek yang dipelajari adalah bentuk, bagian, dan mekanisme kerja sama.
Metode adalah cara atau ide yang dikembangkan dalam upaya mencapai
tujuan kerja sama yang dilakukan.
Administrasi bisnis dapat kita kenali dari karakteristiknya. Mengacu
pada pengertian administrasi bisnis di atas, berikut ini adalah ciri-ciri
administrasi bisnis secara umum:
a. Terdiri Dari Dua Orang atau Lebih
Aktivitas administrasi bisnis pada umumnya dikelola oleh beberapa
orang, tergantung skala bisnisnya. Perusahaan atau badan usaha tingkat
menengah akan membutuhkan tenaga administrator lebih banyak
dibandingkan dengan perusahaan kecil. Selain itu, tenaga administrator
juga harus memiliki kemampuan sesuai dengan ruang lingkup kerja
administrasi bisnis. Dengan begitu, maka sistem administrasi dapat
berjalan dengan baik dan teratur.
b. Terjadi Kerjasama
Administrasi bisnis/ niaga membutuhkan kerjasama yang baik dengan
pihak-pihak terkait. Kerjasama tersebut harus dilandasi oleh kesadaran
bahwa masing-masing pihak saling membutuhkan dalam upaya
mencapai tujuan bersama.
Agar kerjasama menjadi solid maka dibutuhkan komunikasi yang baik
dalam menyusun administrasi bisnis.
c. Terdapat Proses dan Usaha
Administrasi bisnis dapat terjadi jika ada proses usaha di dalamnya.
Proses usaha tersebut akan menghsilkan data-data yang harus dihimpun
dan dikelola. Selain berhubungan dengan data, proses bisnis juga
melibatkan hal-hal lainnya, misalnya keperluan surat niaga, data
karyawan, agenda, dan lain-lain. Itulah sebabnya mengapa administrasi
bisnis sangat besar peranannya dalam operasional sebuah bisnis.
d. Adanya Bimbingan dan Pengawasan
Semua jenis usaha memiliki struktur organisasi, mulai dari tingkat
bawah hingga tingkat atas. Pimpinan usaha erat hubungannya dengan
administrasi bisnis karena setiap kegiatan administrasi harus diketahui
dan disetujui oleh pimpinan.
Koordinasi yang baik antara bagian administrasi dengan pimpinan akan
menciptakan kondisi internal perusahaan yang sehat. Dan pada akhirnya
kinerja perusahaan akan berjalan sebagaimana mestinya.
jelas. Dengan begitu, maka dibutuhkan prasarana dan tenaga kerja yang
kompeten untuk mengisi bagian administrasi suatu perusahaan.
d. Adanya Bimbingan dan Pengawasan
Semua jenis usaha memiliki struktur organisasi, mulai dari tingkat
bawah hingga tingkat atas. Pimpinan usaha erat hubungannya dengan
administrasi bisnis karena setiap kegiatan administrasi harus diketahui
dan disetujui oleh pimpinan.
Koordinasi yang baik antara bagian administrasi dengan pimpinan akan
menciptakan kondisi internal perusahaan yang sehat. Dan pada akhirnya
kinerja perusahaan akan berjalan sebagaimana mestinya.
| e. | Mempunyai Tujuan Aktivitas administrasi bisnis bertujuan untuk mencapai tujuan yang |
kompeten untuk mengisi bagian administrasi suatu perusahaan.
Identifikasi Persyaratan Dokumen
Sebelum menyiapkan dokumen bisnis, perlu diidentifikasi terlebih
dahulu persyaratan dokumen apa yang hendak dibuat. Untuk itu dilakukan
tinjauan sistem administrasi, disesuaikan dengan sasaran kebijakan
organisasi atau perusahaan.
Dokumen ini mencakup segala surat-surat atau benda-benda
berharga yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung
keterangan. Dalam pembagiannya, ada beberapa jenis dokumen yang
dibedakan menurut hal – hal tertentu.
a. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan
Dokumen berdasarkan kepentingannya dapat dibagi menjadi 4:
1) Dokumen pribadi
Dokumen pribadi yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan pribadi
atau perorangan. Contoh dokumen pribadi: KTP, SIM dan ijasah
2) Dokumen niaga
Dokumen niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan
perniagaan yang berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan
sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga: cek, packing list,
obligasi, saham, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading
dahulu persyaratan dokumen apa yang hendak dibuat. Untuk itu dilakukan
tinjauan sistem administrasi, disesuaikan dengan sasaran kebijakan
organisasi atau perusahaan.
Dokumen ini mencakup segala surat-surat atau benda-benda
berharga yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung
keterangan. Dalam pembagiannya, ada beberapa jenis dokumen yang
dibedakan menurut hal – hal tertentu.
a. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan
Dokumen berdasarkan kepentingannya dapat dibagi menjadi 4:
1) Dokumen pribadi
Dokumen pribadi yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan pribadi
atau perorangan. Contoh dokumen pribadi: KTP, SIM dan ijasah
2) Dokumen niaga
Dokumen niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan
perniagaan yang berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan
sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga: cek, packing list,
obligasi, saham, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading
3) Dokumen sejarah
Dokumen sejarah merupakan dokumen yang berkaitan dengan sejarah
yang berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang
terjadi pada masa lampau. Contoh dokumen sejarah: fosil, tugu,
rekaman film perjuangan, autobiografi dan naskah proklamasi.
4) Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah meliputi dokumen yang berisi tentang informasi
ketatanegaraan suatu pemerintahan sebagai pembuktian kegiatan suatu
pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah: Keputusan Presiden,
Undang-Undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah dan
perjanjian kerjasama antar negara.
b. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi
Berdasarkan fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Dokumen dinamis
Dokumen dinamis yakni dokumen yang dipergunakan secara langsung
dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 macam
dokumen dinamis yang meliputi dokumen dinamis aktif, semi aktif dan
inaktif.
2) Dokumen statis
Dokumen statis merupakan suatu dokumen yang tidak secara
langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
c. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya dapat terdiri dari dokumen literer,
dokumen korporil, dan dokumen privat. Dengan penjelasan sebagai
berikut:
1) Dokumen literer merupakan dokumen yang
ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau
direkam (dikumpulkan didalam
perpustakaan). Contoh dokumen literar :
buku, majalah dan film
2) Dokumen korporil merupakan dokumen yang berupa benda sejarah
(dokumen ini dikumpulkan di museum). Contoh dokumen korporil:
arca, patung, pakaiam adat, uang kuno, keris.
Dokumen sejarah merupakan dokumen yang berkaitan dengan sejarah
yang berupa catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang
terjadi pada masa lampau. Contoh dokumen sejarah: fosil, tugu,
rekaman film perjuangan, autobiografi dan naskah proklamasi.
4) Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah meliputi dokumen yang berisi tentang informasi
ketatanegaraan suatu pemerintahan sebagai pembuktian kegiatan suatu
pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah: Keputusan Presiden,
Undang-Undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah dan
perjanjian kerjasama antar negara.
b. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi
Berdasarkan fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Dokumen dinamis
Dokumen dinamis yakni dokumen yang dipergunakan secara langsung
dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 macam
dokumen dinamis yang meliputi dokumen dinamis aktif, semi aktif dan
inaktif.
2) Dokumen statis
Dokumen statis merupakan suatu dokumen yang tidak secara
langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
c. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya dapat terdiri dari dokumen literer,
dokumen korporil, dan dokumen privat. Dengan penjelasan sebagai
berikut:
1) Dokumen literer merupakan dokumen yang
ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau
direkam (dikumpulkan didalam
perpustakaan). Contoh dokumen literar :
buku, majalah dan film
2) Dokumen korporil merupakan dokumen yang berupa benda sejarah
(dokumen ini dikumpulkan di museum). Contoh dokumen korporil:
arca, patung, pakaiam adat, uang kuno, keris.
3) Dokumen privat merupakan dokumen yang berupa surat / arsip
(disimpan dengan system kearsipan). Contoh dokumen privat: surat
dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti dan laporan.
Langkah-langkah dalam melakukan identifikasi persyaratan dokumen
bisnis diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Ketahui jenis dokumen bisnis apa yang akan dibuat, apakah berbentuk
Laporan, Peraturan, Usulan, atau Surat Penawaran;
b. Kumpulkan data-data yang diperlukan dalam menyusun dokumen bisnis;
c. Siapkan aplikasi yang akan digunakan, apakah menggunakan MS Word
atau Excel atau Power point;
d. Cantumkan dengan lengkap informasi yang harus dituangkan di dalam
dokumen;
e. Kemudian buatlah dokumen sesuai manajemen administrasi yang
ditetapkan berdasarkan sasaran kebijakan organisasi.
diproses lebih lanjut. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memeriksa
dokumen bisnis antara lain adalah:
a. Kelengkapan dokumen pendukung sesuai kebutuhan penyusunannya;
b. Ruang lingkup sistem administrasi diikuti sesuai SOP organisasi;
c. Indikator kinerja sistem administrasi ditetapkan berdasarkan kebutuhan
organisasi.
dokumen, serta dikembangkan sesuai tujuan penyusunan dokumen. Apabila
diperlukan, gunakan teknik grafis untuk memperjelas informasi dan
efektivitas dokumen yang disampaikan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan dokumen:
a. Informasi diekspresikan dengan mempertimbangkan pengaruh dokumen
yang dimaksud kepada pendengar/penerima;
b. Masalah-masalah pokok diidentifikasi untuk dianalisa;
c. Rekomendasi dimasukkan untuk tindakan sesuai kebutuhan;
(disimpan dengan system kearsipan). Contoh dokumen privat: surat
dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti dan laporan.
Langkah-langkah dalam melakukan identifikasi persyaratan dokumen
bisnis diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Ketahui jenis dokumen bisnis apa yang akan dibuat, apakah berbentuk
Laporan, Peraturan, Usulan, atau Surat Penawaran;
b. Kumpulkan data-data yang diperlukan dalam menyusun dokumen bisnis;
c. Siapkan aplikasi yang akan digunakan, apakah menggunakan MS Word
atau Excel atau Power point;
d. Cantumkan dengan lengkap informasi yang harus dituangkan di dalam
dokumen;
e. Kemudian buatlah dokumen sesuai manajemen administrasi yang
ditetapkan berdasarkan sasaran kebijakan organisasi.
Pemeriksaan Dokumen
Dokumen bisnis perlu diperiksa dan diklasifikasikan sebelumdiproses lebih lanjut. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memeriksa
dokumen bisnis antara lain adalah:
a. Kelengkapan dokumen pendukung sesuai kebutuhan penyusunannya;
b. Ruang lingkup sistem administrasi diikuti sesuai SOP organisasi;
c. Indikator kinerja sistem administrasi ditetapkan berdasarkan kebutuhan
organisasi.
Mempersiapkan Dokumen
Dalam mempersiapkan dokumen bisnis, cek kembali struktur dan isidokumen, serta dikembangkan sesuai tujuan penyusunan dokumen. Apabila
diperlukan, gunakan teknik grafis untuk memperjelas informasi dan
efektivitas dokumen yang disampaikan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan dokumen:
a. Informasi diekspresikan dengan mempertimbangkan pengaruh dokumen
yang dimaksud kepada pendengar/penerima;
b. Masalah-masalah pokok diidentifikasi untuk dianalisa;
c. Rekomendasi dimasukkan untuk tindakan sesuai kebutuhan;
d. Mutu informasi ditinjau dan disesuaikan kebutuhan;
e. Keakuratan teks diperiksa sebelum penyelesaian akhir sesuai tujuan.
e. Keakuratan teks diperiksa sebelum penyelesaian akhir sesuai tujuan.
TES PILIHAN GANDA
Instruksi : Jawablah soal di bawah ini dengan
memilih
salah satu jawaban yang paling tepat!
Waktu Penyelesaian : 20 menit
1. Ciri-ciri administrasi bisnis secara umum, kecuali:
Jawab :
2. Contoh dokumen bisnis:
Jawab :
3. salah satu jenis dokumen berdasarkan fungsinya:
Jawab :
4. Yang tidak termasuk dalam ilmu administrasi bisnis adalah:
Jawab :
5. Yang termasuk pengertian dokumen menurut Renier:
Jawab :
6. Tujuan pembuatan dokumen bisnis:
Jawab :
7. Contoh dokumen literer, kecuali:
Jawab :
8. Hal yang perlu diperhatikan dalam pemeriksaan dokumen, kecuali:
Jawab :
9. Efektivitas dokumen merupakan hal yang penting dilakukan dalam
Menyiapkan Dokumen Bisnis pada tahap:
Jawab :
10. Yang termasuk dalam Prinsip Komunikasi Tertulis
Jawab :
Instruksi : Jawablah soal di bawah ini dengan
memilih
salah satu jawaban yang paling tepat!
Waktu Penyelesaian : 20 menit
1. Ciri-ciri administrasi bisnis secara umum, kecuali:
Jawab :
| a. | Terdiri dari dua orang atau lebih | c. | Terdapat proses dan usaha |
| b. | Terjadi kerjasama | d. | Adanya tuntutan pengawas |
Jawab :
| a. | KTP | c. | Packing List |
| b. | SIM | d. | Autobiografi |
Jawab :
| a. | Dokumen dinamis | c. | Dokumen korporil |
| b. | Dokumen literer | d. | Dokumen privat |
Jawab :
| a. | Objek | c. | Predikat |
| b. | Metode | d. | Subjek |
Jawab :
| a. | Dalam arti luas | c. | Dalam arti sempit |
| b. | Dalam arti usaha | d. | Dalam arti spesifik |
Jawab :
| a. | Melancarkan aktivitas kantor | c. | Memberi keuntungan perusahan |
| b. | Sebagai bukti autentik/sah | d. | Semuanya benar |
Jawab :
| a. | Buku | c. | Film |
| b. | Majalah | d. | Uang kuno |
Jawab :
| a. | Style pribadi | c. | SOP |
| b. | Kelengkapan dokumen | d. | Indikator sistem administrasi |
Menyiapkan Dokumen Bisnis pada tahap:
Jawab :
| a. | Mengidentifikasi persyaratan dokumen | c. | Mempersiapkan dokumen |
| b. | Memeriksa dokumen | d. | Menindaklanjuti dokumen |
Jawab :
| a. | Completeness | c. | Consideration |
| b. | Conciseness | d. | Semuanya benar |
Download Modul Pelatihan Menyiapkan Dokumen Bisnis N.821100.005.01 disini
Posting Komentar untuk "Modul Pelatihan Menyiapkan Dokumen Bisnis N.821100.005.01"