Modul mempersiapkan dokumen perjalanan bisnis N.821100.010.02

Modul mempersiapkan dokumen perjalanan bisnis N.821100.010.02. Perjalanan Dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.Perjalanan ini berhubungan dengan kepentingan lembaga yang bersangkutan dan dibiayai pula oleh lembaga tersebut. Mempersiapkan perjalanan dinas adalah Menyiapkan dan menyusun rencana perjalanan secara rinci ,mulai dari rute perjalanan, jenis kendaraan yang akan digunakan, waktu berangkat dan kembali, akomodasi, hingga dokumen terkait dan keperluan keuangan selama perjalanan dinas.

1. Perjalanan Dinas terdiri dari ditinjau dari wilayah :
a. Perjalanan Dinas Luar Kota
b. Perjalanan Dinas Luar Negeri
2. Informasi Yang Perlu Diketahui Dalam Merencanakan Perjalanan
Dinas:
a. Kota/Negara tujuan/Destinasi
b. Jenis Perjalanan.
c. Tujuan Perjalanan.
d. Jenis layanan /fasilitas yang digunakan.
e. Rencana janji temu dan keperluan / masalahnya
f. Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.
g. Lama waktu tempuh.
h. Perbedaan waktu, cuaca dan keamanan tempat yang akan
dituju.
i. Nomer telepon PIC (Person In Charge) / Kontak penyelenggara
3. Tujuan perjalanan dinas :
a. Rapat kerja
b. Mengikuti tender proyek
c. Kerja sama usaha dengan mitra bisnis
d. Pembukaan cabang perusahaan yang baru
e. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
f. Seminar
g. Lokakarya, dll

4. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas
a. House Travelling Department
Yaitu suatu divisi/bagian perusahaan yang khusus menangani
perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung
jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus
keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis, dan
mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap.
Fungsi ini biasanya dilakukan oleh perusahaan besar yang
telah memiliki departemen tersendiri yang biasa disebut
Departemen General Affairs.
b. Biro Perjalanan (Travel Agent)
Sebagian besar perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan
untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena
lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Travel Agent
akan menyediakan jasa pemesanan dan pembelian tiket
sekaligus memberikan konsultasi akan beragam route dari
berbagai perusahaan penerbangan, pemesanan hotel, aneka
tour/perjalanan rekreasi bahkan tiket pertunjukan.
c. Administrasi Kantor/Administrative Assistant
Apabila pimpinan meminta administrasi kantor sendiri yang
mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrative
Assistant harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang
berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya. Agar
berjalan lancar, sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan
pimpinannya. Dengan kemajuan teknologi
Administrative Assistant sudah dapat mengakses langsung
sistem komputer perusahaan penerbangan dan hotel juga rental
kendaraan, membuat reservasi dan lalu mengkonfirmasi
dengan surat elektronik.

2. Cara membuat jadwal perjalanan dinas (Itinerary)
Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftar kunjungan
perjalanan dan daftar janji temu. Daftar perjalanan berisi catatan tentang
hari/tanggal, waktu, tempat tujuan, akomodasi, janji, masalah yang
dibicarakan dan catatan/keterangan, juga estimasi waktu tempuh

perjalanan. pimpinan.

Administrative

Assistant

bertugas

menyusun

itinerary

a. Mengatur / Memesan keberangkatan dan kepulangan disesuaikan
jadwal perjalanan dinas mengunakan transportasi yang efisien waktu
dan biaya.
b. Mengatur / memesan Akomodasi Hotel mulai Check In dan Check
Out. Diutamakan jarak Hotel dan tempat acara berdekatan.
c. Mengatur / memesan kendaraan darat/rental untuk dalam kota
Informasi yang terdapat pada Itinerary adalah:
a. Jenis Transportasi, akomodasi, jadwal kegiatan, kebutuhan
perjalanan.
b. Organisasi / Instansi serta nama nama juga nomor Kontak yang
perlu dihubungi / dikonfirmasi.
c. Jadwal perjalanan: Hari, Tanggal, Jam, Tempat, Nomer Transportasi,
Misal: Nomer Penerbangan.
d. Dokumen konfirmasi tertulis berhubungan dengan jadwal
perjalanan.
e. Waktu Perjalanan.
ETA (Estimated time of arrival), ETD (Estimated time of Departure)
juga harus diperhatikan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi
perjalanan dinas, sebagai berikut :
a. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang
digunakan.
b. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan
transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila
diperlukan).
c. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai
kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta api atau rental mobil,
memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai penerbangan.
d. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi
pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan.
3. Persyaratan Dokumen internal dan eksternal

Dokumen yang harus disiapkan oleh Administrative Assistant terkait
perjalanan dinas pimpinan. Mempersiapkan dokumen pendukung
pertemuan dalam suatu perjalanan dinas. Dokumen Internal dan
dokumen Eksternal

 

Download Materi mempersiapkan dokumen perjalanan bisnis Silabus mempersiapkan dokumen perjalanan bisnis PPT mempersiapkan dokumen perjalanan bisnis Asesmen mempersiapkan dokumen perjalanan bisnis